Cuộc họp giao ban điện tử của Cục Hải quan TPHCM.

Mô hình họp giao ban này mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Đặc biệt là giúp việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cục đến các đơn vị tốt hơn, đồng thời tiết kiệm đến 40% chi phí giấy tờ và mực in.

Cụ thể, trước phiên họp giao ban, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được Văn phòng Cục tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó cập nhật lên HCAS để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp.

Trong phiên họp, mọi người có thể truy cập nhiều tài liệu liên quan; Lãnh đạo Cục và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết).

Kết thúc cuộc họp Văn phòng Cục sẽ cập nhật các ý kiến chỉ đạo kết luận cuộc họp của Lãnh đạo Cục lên HCAS để các đơn vị theo dõi, thực hiện và cập nhật tiến độ xử lý công việc được giao.

Toàn bộ quy trình “Họp giao ban điện tử” được thực hiện thông qua phần mềm HCAS, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên Hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác, đảm bảo phục vụ trước, trong và sau phiên họp.

Giao diện Hệ thống HCAS được cài đặt trên laptop, các thiết bị di động thông minh phục vụ mô hình “Họp giao ban điện tử”.

Theo kế hoạch, sau thời gian xây dựng, thử nghiệm và đào tạo hướng dẫn sử dụng, kbắt đầu từ tháng 9/2019 Cục Hải quan TPHCM chính thức thực hiện mô hình “Họp giao ban điện tử” và các ứng dụng phần mềm khác như: Đăng ký lịch họp; Quản lý phòng họp; Quản lý xe công vụ; Quản lý chấm công; Quản lý nghỉ phép; Kiểm tra công vụ;... Toàn bộ các ứng dụng này sẽ được tích hợp sử dụng duy nhất trên 1 phần mềm là HCAS.

Được biết, mộ hình họp nêu trên của Cục Hải quan TPHCM đáp ứng yêu cầu về chương trình "Phòng họp không giấy; Giao việc tức thời- nhắc việc thông minh" do UBND TPHCM triển khai vào tháng 6/2019 vừa qua./.