Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Tuy nhiên, mặt tiêu cực của hóa đơn giấy là có thể làm giả cả về mẫu mã, hình thức và con dấu. Ngoài ra, với số lượng hóa đơn lớn, người sử dụng sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn, đồng thời gặp nhiều khó khăn trong vấn đề bảo quản, xử lý, hay tìm kiếm lại hóa đơn mỗi khi cần.

Hơn thế nữa, khi sử dụng hóa đơn giấy, không ít DN dễ dàng tìm cách “lách” luật, điều chỉnh số lượng hóa đơn nhằm “giấu” doanh thu để “né” thuế, gây khó khăn cho công tác quản lý của cơ quan Thuế, dẫn đến thất thu NSNN. Việc sử dụng hóa đơn giấy cũng là một phương tiện để tăng sự tiếp xúc giữa cán bộ thuế với DN, dẫn đến nhiều câu chuyện “con sâu làm rầu nồi canh” không đáng phải xảy ra.

Chính vì thế hình thức hóa đơn điện tử được ra đời để khắc phục tất cả những hạn chế của hóa đơn giấy, với tính bảo mật cao, minh bạch đem lại rất nhiều lợi ích không chỉ cho người sử dụng mà còn cho cơ quan quản lý. Vì lẽ đó, việc đưa hóa đơn điện tử và phủ rộng là việc cần làm càng sớm càng tốt.

Theo ước tính sơ bộ của Vụ Doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế), DN sử dụng hóa đơn giấy trung bình phải bỏ chi phí trên 1.000 đồng/hóa đơn và với số lượng hóa đơn cả nước khoảng 2,5 tỷ hóa đơn /năm thì chi phí bỏ ra chí ít cũng lên đến 2.500 tỷ đồng/năm. Nếu lấy con số này trừ đi phần tiết giảm được (50-70%) so với hóa đơn giấy, thì số tiền mà DN có thể tiết kiệm được khi sử dụng hóa đơn điện tử lên tới trên 1.000 tỷ đồng/năm. Điều này đang tạo ra cú hích lớn trong cải cách hành chính thuế, cải thiện môi trường kinh doanh nước nhà.

Xét sâu xa, bỏ qua những con số về chi phí, về thời gian, đối với DN, công dụng lớn nhất của hóa đơn điện tử chính là lá chắn “tự bảo vệ mình”. “Phủ sóng” hóa đơn điện tử vừa tạo ra thói quen minh bạch cho DN, dập tắt ý định trốn tránh nghĩa vụ với NSNN, xây dựng một hệ thống sản xuất, kinh doanh công bằng hơn; vừa giúp DN giải quyết lo ngại về hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp. Và trên hết, sự minh bạch ấy sẽ hạn chế sự tiếp xúc của DN với cán bộ thuế - nguồn cơn của những tiêu cực trong quản lý hóa đơn và hoàn thuế GTGT thời gian qua.