Doanh nghiệp nêu vướng mắc với đại diện Cục Thuế TP.HCM tại hội nghị đối thoại ngày 13/9. Ảnh: Nguyễn Huế

Ký chuyển đổi hóa đơn không cần giấy uỷ quyền

Công ty TNHH Vina Poods Kyoei nêu vướng mắc về việc hoá đơn điện tử đầu ra khi chuyển đổi thành hoá đơn giấy để lưu chứng từ thì người thực hiện chuyển đổi có cần phải có giấy uỷ quyền của người đại diện pháp luật mới được ký vào vị trí của người chuyển đổi hay không. Hoá đơn điện tử nhận từ nhà cung cấp khi in ra để kẹp vào chứng từ thanh toán thì trên hoá đơn đó có bắt buộc để dòng hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử không và có bắt buộc người thực hiện chuyển đổi phải ký vào hay không.

Trả lời câu hỏi này, đại diện Cục Thuế TP.HCM cho biết, theo quy định tại thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, Công ty chuyển đổi hoá đơn điện tử (bán ra, mua vào) sang hoá đơn giấy để phục vụ lưu trữ vào chứng từ kế toán thì trên hoá đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi tại tiêu thức người thực hiện chuyển đổi và không cần phải có giấy uỷ quyền của người đại diện pháp luật. Đối với các DN mua hàng có sử dụng hóa đơn điện tử cũng không cần chuyển đổi ra hoá đơn giấy mà dùng luôn hoá đơn điện tử để kê khai thuế. Tuy nhiên, nếu in hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy thì phải ghi rõ là hoá đơn chuyển đổi.

Công ty TNHH MTV Tổng công ty 28 thắc mắc, đối với đơn vị mua hàng vẫn đang sử dụng hoá đơn bán hàng theo mẫu tự in (chưa sử dụng hoá đơn điện tử) thì cách lưu trữ hoá đơn điện tử của người bán hàng như thế nào là hợp lệ. Có cần phải in hoá đơn chuyển đổi ký tên người bán và đóng dấu của Công ty ra bản giấy hay không. Cục Thuế TP.HCM cho biết, theo quy định, trường hợp công ty nhận hoá đơn điện tử từ nhà cung cấp thì thực hiện lưu trữ các tập tin hoá đơn điện tử, các hoá đơn này là căn cứ để Công ty thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định.

Công ty TNHH NYK LINE Việt Nam cho biết, DN đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Trên mẫu hoá đơn có thế hiện thông tin ngân hàng. Sau đó ngân hàng thay đổi tên, mọi thông tin khác không thay đổi. Như vậy, có cần làm thông báo điều chỉnh hoá đơn hay phải làm thủ tục huỷ hoá đơn, phát hành hoá đơn mới.

Theo đại diện Cục Thuế TP.HCM cho biết, căn cứ các quy đinh về hoá đơn chứng từ và hoá đơn điện tử, trong trường hợp Công ty đã thực hiện thông báo phát hành hoá đơn điện tử trên hoá đơn có chỉ tiêu thông tin ngân hàng. Nay ngân hàng thay đổi tên dẫn đến thay đổi thông tin trên hoá đơn (không thuộc tiêu chí bắt buộc trên hoá đơn) thì Công ty không phải thực hiện thông báo với cơ quan Thuế.

Tương tự, về câu hỏi của một DN liên quan đến các hóa đơn điện tử bị mờ logo qua scan do logo in chìm, Cục Thuế TP.HCM cho biết Logo cũng không phải tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn nên nếu bị lỗi không rõ cơ quan Thuế cũng không bắt lỗi DN.

Trả lời Công ty LD TNHH Nippon Exprees Việt Nam về quy định định dạng flie hoá đơn điện tử, đại diện Cục Thuế T.HCM cho biết, hiện nay cơ quan Thuế chưa có quy định về định dạng flie hoá đơn điện tử do đó DN có thể lưu trữ đưới dạng PDF hoặc XML.

Lưu trữ hóa đơn thế nào?

Giải đáp vướng mắc của một số DN về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, ông Nguyễn Nam Bình, Phó cục trưởng Cục Thuế TP.HCM cho biết, khi các DN nhận hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp thì phải thực hiện lưu trữ các hóa đơn này bằng các hình thức đơn giản như sử dụng USB, ổ đĩa... để có thể tiện sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi.

Tuy nhiên, các DN nên lưu giữ các hóa đơn một cách cẩn thận, tốt nhất là nên lưu trữ ở hai nơi tránh trường hợp bị thất lạc sẽ không còn mã để truy cập. Đồng thời, hóa đơn điện tử cũng phải lưu giữ để làm căn cứ cho DN thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định.

Trả lời câu hỏi của một DN khác liên quan đến thời điểm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, đại diện Cục Thuế cho biết, hiện nay chưa có quy định bắt buộc các DN phải sử dụng hóa đơn điện tử từ thời điểm nào, mới chỉ khuyến khích các DN. Về thời gian áp dụng bắt buộc cơ quan Thuế vẫn đang chờ hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Về thời gian phát hành hóa đơn điện tử, đại diện Cục Thuế lưu ý, các DN phải tuân thủ nguyên tắc thời điểm lập hóa đơn phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa hai bên. Đây là cơ sở để DN thực hiện kê khai thuế.

Đối với các hóa đơn điện tử phục vụ hàng hóa lưu thông trên đường, đại diện Cục Thuế TP.HCM cho biết, để thuận tiện và tiết kiệm chi phí in ấn, các DN có thể sử dụng kết xuất, xuất trình hóa đơn điện tử trên các phương tiện như ipad, điện thoại để trình báo các cơ quan chức năng. Tuy nhiên, việc trình báo các hóa đơn này phải được thực hiện đầy đủ để cơ quan chức năng có cơ sở xác minh nguồn gốc hàng hóa.

Liên quan đến lo ngại của một số DN về việc có thể xảy ra việc gian lận trong sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán về xăng dầu, đại diện Cục Thuế TP.HCM cho rằng, sẽ khó xảy ra việc gian lận do khi bán xăng dầu, nhân viên bán xăng phải gửi hoá đơn điện tử cho người mua hoặc chỉ dẫn địa chỉ để người mua lưu trữ hóa đơn.

Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi một lần để kê khai chứ không được chuyển đổi nhiều lần nên sẽ khó xảy ra trường hợp sử dụng nhiều lần một hóa đơn điện tử để thanh toán...

Ngoài các vướng mắc nêu trên, tại hội nghị, đại diện Cục Thuế TP.HCM cũng trả lời nhiều thắc mắc của các DN liên quan đến các thủ tục về thuế thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp, thuế nhà thầu, hóa đơn, chứng từ, chi phí.../.