Nộp hồ sơ hải quan là yêu cầu bắt buộc ở Hải quan nhiều nước phát triển. Ảnh: T.B.

Trong các điều ước, thỏa thuận quốc tế quy định về nộp hồ sơ hải quan giữ vị trí quan trọng. Theo các chuẩn mực của Công ước Kyoto sửa đổi (chuẩn mực 3.11 đến 3.19 Phụ lục tổng quát) khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải nộp Tờ khai hải quan và các chứng từ hỗ trợ tờ khai.

Thông tin trên Tờ khai được giới hạn ở mức vừa đủ cho cơ quan Hải quan tính và thu thuế, thu thập số liệu thống kê và áp dụng Luật Hải quan. Để xác minh tờ khai hàng hoá, cơ quan Hải quan chỉ yêu cầu những chứng từ nào cần thiết cho việc kiểm tra thương vụ và bảo đảm việc thi hành pháp luật hải quan. Cơ quan Hải quan phải cho phép nộp các chứng từ đi kèm bằng phương tiện điện tử. Luật pháp quốc gia phải có quy định cho phép nộp, đăng kí hoặc kiểm tra Tờ khai hàng hóa cùng các chứng từ đi kèm trước khi hàng hóa đến.

Theo Hiệp định Hải quan ASEAN, các cơ quan Hải quan sẽ nỗ lực để cho phép việc xuất trình và đăng kí tờ khai hàng hóa và các chứng từ đi kèm trước khi hàng đến. Cơ quan Hải quan của các nước thành viên sẽ chỉ yêu cầu các chứng từ cần thiết để đảm bảo tính tuân thủ với pháp luật về hải quan của từng nước thành viên.

Cơ quan Hải quan các nước thành viên sẽ xem xét chấp nhận các chứng từ hoặc dữ liệu thương mại trong các hệ thống của DN thay vì tờ khai hàng hóa để tạo thuận lợi thương mại miễn là cơ quan Hải quan có thể truy cập được vào các thông tin đó và các yêu cầu đối với bất kì sự trao đổi cần thiết nào của các thông tin đó giữa các cơ quan Hải quan được đáp ứng.

Bên cạnh các điều ước, thỏa thuận quốc tế, trong Luật Hải quan nhiều nước đều quy định yêu cầu nộp hồ sơ hải quan. Luật Hải quan Nhật Bản quy định: Giấy tờ phải nộp cho hải quan khi khai báo XNK là Hóa đơn (invoice), ngoài ra, DN phải nộp tất cả các giấy tờ liên quan tới việc NK hàng hóa, như bảng kê phí vận chuyển, bảo hiểm, phiếu đóng gói, đơn giá, các giấy tờ mà nhà sản xuất/người bán gửi cho người nhận hàng liên quan tới giao dịch, các giấy tờ khác như C/O, chứng từ vận chuyển.

Tại thời điểm gửi thông tin khai, người khai hải quan chỉ gửi tờ khai (trong một số trường hợp, khai thông tin hóa đơn trước khi khai hải quan), không phải gửi các chứng từ hỗ trợ. Khi có yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa, người khai hải quan phải xuất trình các chứng từ hỗ trợ để cơ quan Hải quan kiểm tra. Đối với các lô hàng miễn kiểm tra, sau khi thông quan 3 ngày người khai hải quan phải nộp các chứng từ.

Luật Hải quan Hàn Quốc (Điều 245) quy định: Khi người khai tiến hành khai báo tờ khai XNK hoặc trả lại như quy định (của Điều 241 hoặc 244), người khai đó sẽ phải nộp các chứng từ theo quy định của Nghị định Tổng thống ngoài các dữ liệu để tính thuế. Trong trường hợp khi người khai được miễn nộp chứng từ hoặc cho phép nộp sau khi khai báo NK được chấp nhận, nếu cán bộ hải quan nhận thấy cần thiết và yêu cầu người khai nộp sổ sách hoặc các chứng từ liên quan khác như đã được quy định bởi Tổng cục trưởng Hải quan Hàn Quốc, người khai sẽ phải thực hiện như yêu cầu.

Luật Hải quan Trung Quốc quy định: Người nhận hàng hoá NK, người giao hàng hoá XK đều phải khai báo chính xác, giao nộp giấy phép NK và giấy tờ liên quan cho cơ quan Hải quan. Đối với những hàng hoá mà Nhà nước hạn chế NK nếu chưa có giấy phép NK thì không được giải phóng hàng, biện pháp xử lí cụ thể do Quốc vụ viện quy định.

Luật Hải quan Philippines quy định: Các trường hợp khai báo chính thức phải kèm theo cam đoan chịu trách nhiệm về lời khai theo mẫu của cơ quan Hải quan. Trong đó khẳng định tờ khai có đầy đủ thông tin về trị giá và giá của số hàng đó, kể cả chủ thể của tờ khai; hóa đơn và tờ khai được khai báo trung thực về các nội dung liên quan; vận đơn, vận tải đơn là duy nhất và nguyên trạng như khi người khai nhận được; và cam đoan chịu trách nhiệm về mọi sai trái của người khai.

Theo Luật Hải quan Malaysia, khi được cán bộ hải quan chuyên trách yêu cầu, nhà NK hoặc nhà XK của bất cứ hàng hóa nào hoặc đại lý của mình sẽ nộp cho cán bộ hải quan đó tất cả hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hoặc chứng nhận phân tích và bất cứ giấy tờ nào khác để cán bộ hải quan đó kiểm tra tính chính xác của bất cứ việc khai báo nào được thực hiện bởi nhà NK hoặc XK đó với bất cứ cán bộ hải quan nào và cán bộ hải quan có thể giữ bất cứ hóa đơn, vận đơn, chứng nhận xuất xứ hay chứng nhận phân tích hoặc các giấy tờ khác.

T.Bình