Việc chuyển đổi dữ liệu vệ tinh để triển khai VNACCS/VCIS đã được công chức Hải quan Hà Nội thực hiện trong nhiều đêm. Ảnh: Quang Minh

Nhật ký…

Ngày 18-2-2014, Ban Triển khai VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan họp với Cục Hải quan Hà Nội về kế hoạch chuyển đổi dữ liệu, các ý kiến thống nhất: Chi cục Hải quan Bắc Hà Nội sẽ là đơn vị đầu tiên thực hiện thí điểm việc chuyển đổi dữ liệu KTT, sau đó mới triển khai đồng loạt tại các Chi cục khác và triển khai chương trình GTT tập trung tại Cục. Bên cạnh niềm tự hào là đơn vị đầu tiên được Tổng cục tin tưởng, lựa chọn thực hiện thí điểm chuyển đổi dữ liệu, rút kinh nghiệm cho các đơn vị sau, thì một nỗi lo về trách nhiệm, về thách thức đặt ra cũng hiện hữu trong đầu lãnh đạo cũng như những CBCC bắt tay vào triển khai.

Việc triển khai chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện nhưng vẫn phải đảm bảo hoạt động XNK, XNC hàng ngày diễn ra bình thường, không gây xáo trộn hay ách tắc, nên một nguyên tắc được đặt ra là công tác chuyển đổi dữ liệu phải được thực hiện hoàn toàn ngoài giờ hành chính. Đồng thời, việc chuyển đổi một khối lượng dữ liệu khổng lồ, với hàng trăm triệu bản ghi dữ liệu phải được thực hiện chính xác tuyệt đối, đảm bảo tính nguyên trạng của dữ liệu nghiệp vụ trước và sau khi chuyển đổi.

Ngày 24-2-2014, Cục trưởng Cục Hải quan Hà Nội đã ban hành Quyết định số 74/QĐ-HQHN thành lập Tổ triển khai hệ thống do Phó Cục trưởng Nguyễn Phương Trung làm Tổ trưởng. Tham gia thực hiện chuyển đổi dữ liệu gồm có nhóm làm việc thuộc Cục Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan (CNTT&TKHQ) và Cục Thuế XNK của Tổng cục Hải quan, nhóm lập trình của Công ty FPT, Công ty CMC; và nhóm làm việc của Cục Hải quan Hà Nội có lãnh đạo Cục, CBCC của Trung tâm CNTT, Phòng Thuế và Văn phòng. Tổng cộng có khoảng 20 người tham gia trực tiếp vào quá trình chuyển đổi.

Việc chuyển đổi dữ liệu KTT được triển khai trước.

Chị Bùi Việt Long (cái tên giống con trai nhưng rất nữ tính và giỏi làm thơ, nấu ăn…) là cán bộ phụ trách KTT của Chi cục Hải quan Yên Bái. Thời gian thực hiện chuyển đổi dữ liệu lại đang trong những ngày nghỉ phép, nhưng chị vẫn nhiệt tình vượt hàng trăm km về Hà Nội để tham gia “chiến dịch”. Chị về đến trụ sở Tổng cục vào sáng ngày 8-3 và ở miết đến khi xong việc thì đã là đầu giờ chiều ngày 9-3. Chia tay Nhóm triển khai, chị lại tất tả bắt xe để về Yên Bái, bỏ lại đợt nghỉ phép với ngày 8-3 không trọn vẹn vì “hệ thống mới chuyển đổi, phải về đơn vị cùng anh em để chuẩn bị cho thời điểm sáng ngày thứ 2 chính thức vận hành KTT tập trung”.

Chiều 27-2-2014, sau khi kết thúc ngày làm việc, Chi cục Hải quan Bắc Hà Nội dừng việc truy cập vào hệ thống, xử lý dữ liệu kế toán, in báo cáo và back up dữ liệu. Đến 19h, dữ liệu được “đổ” vào hệ thống KTT tập trung. Mọi việc diễn ra tốt đẹp như dự kiến. Tuy nhiên, đến 3h sáng ngày 28-2-2014 thì hệ thống bị lỗi, không tiếp nhận dữ liệu. Sự thất vọng hiện rõ trên khuôn mặt của nhóm làm việc. Như vậy, việc chuyển đổi sẽ phải làm lại từ đầu vào tối ngày hôm sau (28-2).

Tối 28-2, tức là thứ Sáu, việc chuyển đổi dữ liệu bắt đầu lại, quá trình này kéo dài qua hết thứ Bảy, đến rạng sáng Chủ nhật (2-3) việc chuyển đổi mới hoàn thành sau nhiều lần phải xử lý các lỗi kỹ thuật.

8h sáng ngày 2-3, hệ thống KTT tập trung được vận hành chính thức tại Chi cục Hải quan Bắc Hà Nội.

Trong 2 ngày mùng 2 và 3-3, nhóm làm việc tập trung sửa lỗi phát hiện được trong quá trình vận hành hệ thống KTT tại Chi cục Bắc Hà Nội.

Sáng 4-3-2014, Cục trưởng Nguyễn Văn Trường họp với nhóm triển khai chuyển đổi để đánh giá công tác chuyển đổi tại Chi cục Bắc Hà Nội và lên phương án chuyển đổi cho các Chi cục còn lại. Rút kinh nghiệm từ việc chuyển đổi của Bắc Hà Nội, Cục trưởng quyết định việc chuyển đổi thực hiện theo từng gói dữ liệu, đảm bảo cho hệ thống “dung nạp” dần dữ liệu và sẽ làm được trong ngày làm việc (thực hiện chuyển đổi các dữ liệu lịch sử, không ảnh hưởng đến hệ thống đang hoạt động), chỉ chuyển đổi gói dữ liệu cuối cùng ngoài giờ hành chính để “khoan sức” cho CBCC thực hiện. Mục tiêu đặt ra là chậm nhất đến ngày 15-3, việc chuyển đổi phải hoàn thành và báo cáo kết quả.

Ngay trong ngày 4-3, Cục đã chỉ đạo các đơn vị thành lập Nhóm chuyển đổi tại Chi cục, thực hiện rà soát số liệu và người sử dụng hệ thống. Khi các báo cáo kế toán đã khớp thì thực hiện back up dữ liệu đến ngày 31-12-2013 gửi về Cục CNTT để thực hiện chuyển đổi dữ liệu, lúc này công việc được chia làm 2 giai đoạn đoạn:

- Giai đoạn 1: Từ 16h ngày 5-3 đến 17h30 ngày 7-3: Nhóm triển khai thực hiện chuyển dữ liệu lịch sử (dữ liệu đã khóa sổ của thời điểm 31-12-2013 trở về trước) cho tất cả các đơn vị thuộc Cục. Yêu cầu đặt ra là phải chuyển một lượng lớn dữ liệu kế toán trong hơn 10 năm tại 12 chi cục, đồng thời đảm bảo duy trì hoạt động bình thường của hệ thống thông quan điện tử và các phần mềm nghiệp vụ hiện hành.

- Giai đoạn 2: Từ 17h30 ngày 7-3 đến 8h ngày 10-3: Dữ liệu KTT và GTT của tất cả các đơn vị được sao lưu tiếp để chuyển đổi số liệu đến các bản ghi mới nhất tính đến thời điểm hiện tại vào hệ thống tập trung của ngành.

Đối với việc chuyển đổi dữ liệu GTT: Từ 16h ngày 8-3-2014, dừng hệ thống thông quan điện tử và GTT trong toàn Cục, sau đó thực hiện sao lưu, chuyển đổi và đối chiếu dữ liệu. Đến 1h sáng ngày 9-3-2014, công việc được hoàn thành, nhóm chuyển đổi của Tổng cục và của Cục Hải quan Hà Nội ký biên bản làm việc.

Liên tục từ 18h ngày 7-3 đến 8h sáng ngày 10-3, sau ca làm việc kéo dài liên tục hơn 50 giờ, toàn bộ dữ liệu KTT (với hơn 60 triệu bản ghi dữ liệu) và GTT (khoảng 50 triệu bản ghi) được chuyển đổi thành công, toàn vẹn và chính xác.

Vậy là từ 1h sáng ngày 9-3, hệ thống GTT tập trung đã được đưa vào vận hành chính thức. Việc chuyển đổi dữ liệu KTT và GTT đã được hoàn thành sớm hơn mục tiêu đề ra, kết quả thành công trên cả mong đợi.

Sức mạnh làm nên thành công

Nói về nguyên nhân của sự thành công, chị Trần Thị Lan Anh, Phó trưởng Phòng Thuế XNK, Cục Hải quan Hà Nội cho biết: Đây là kết quả của sự chỉ đạo kịp thời, sâu sát của các cấp lãnh đạo cùng sự nỗ lực không ngừng của tập thể nhóm làm việc từ Tổng cục Hải quan, các Công ty phần mềm và Cục Hải quan TP.Hà Nội, tất cả đã tạo lên sức mạnh thành công. Bên cạnh đó là tinh thần quyết liệt trong triển khai, có kế hoạch làm việc rõ ràng, phân công cụ thể. Sau mỗi lần thực hiện phải rút kinh nghiệm để việc triển khai lần tiếp theo được tốt hơn.

Phải nói rằng, những kết quả đạt được qua quá trình chuyển đổi dữ liệu thì ai cũng nhìn thấy rõ, nhưng những nỗ lực, vất vả ngày đêm của tất cả thành viên trong nhóm thực hiện chuyển đổi thì không phải ai cũng thấu. Những con người làm việc không chỉ bằng năng lực chuyên môn, mà còn bằng cả sự tận tụy, nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao, có thể kể ra đây như: anh Lê Đức Thành, Phan Tuấn Ninh, Bùi Ngọc Dũng, Lê Quang Hoài (Cục CNTT&TKHQ-Tổng cục Hải quan); và nhóm làm việc của Hải quan Hà Nội: Phó Cục trưởng Nguyễn Phương Trung-mặc dù bận nhiều việc nhưng thường xuyên có mặt để kịp thời động viên cả nhóm và cho ý kiến giải quyết các vướng mắc phát sinh, cùng các CBCC: chị Trần Thị Lan Anh (Phòng Thuế XNK), chị Phạm Thị Gấm, anh Trần Quốc Dũng, Phùng Quang Minh (Trung tâm dữ liệu và CNTT), chị Nguyễn Thị Kim Cúc (Chi cục Bắc Hà Nội), cùng nhiều CBCC tin học và nghiệp vụ tại các Chi cục khác nữa…

Đối với họ, những ngày đã qua đó, dường như ăn dữ liệu, ngủ mơ thấy dữ liệu, thức đêm triền miên, lại phải tiếp xúc liên tục với máy tính, phải nhanh nhạy để tìm cách xử lý các lỗi phát sinh, nhưng lại luôn phải cố gắng tỉnh táo để hàng triệu triệu dữ liệu được chuyển đổi chính xác. Món ăn thường xuyên là mỳ tôm, bánh mỳ… nên ai cũng xanh xao trông thấy, mắt hõm vì thiếu ngủ (có bộ phận chỉ được ngủ 3h mỗi ngày)… Duy chỉ có ánh mắt và tinh thần vẫn lấp lánh niềm vui và lòng nhiệt huyết, bởi họ biết rằng mình đã góp phần công sức xứng đáng vào việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị và vào công cuộc hiện đại hóa đầy gian nan mà ý nghĩa của ngành Hải quan!

Nhưng chưa hết, sau chuyển đổi dữ liệu, nhóm làm việc lại tiếp tục vào “cuộc chiến” mới là hoàn thiện chương trình để đáp ứng được yêu cầu của việc cập nhật, xử lý, theo dõi và kết xuất dữ liệu… cũng như tiếp tục cuộc hành trình VNACCS/VCIS…

Thùy Dương