Việc triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành thống nhất trong Bộ Tài Chính là một yêu cầu tất yếu. Ảnh: H.V​​​.

Liên thông toàn Ngành

Trong những năm gần đây, các cơ quan và đơn vị sự nghiệp của Bộ Tài chính đều đã triển khai phần mềm phục vụ công tác văn phòng, tuy nhiên các phần mềm này chưa có sự liên kết, liên thông trong toàn Ngành và mới chỉ triển khai ở các đơn vị cấp Trung ương. Chính vì vậy, việc triển khai Chương trình Quản lý văn bản và điều hành thống nhất trong Bộ Tài chính là một yêu cầu tất yếu.

Theo ông Võ Anh Trung, Phó Cục trưởng Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính, bắt đầu từ cuối năm 2015, Bộ Tài chính đã tiến hành cài đặt và triển khai thử nghiệm phần mềm Quản lý văn bản và điều hành eDocTC. Đây là hệ thống được xây dựng nhằm đáp ứng công tác quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý tờ trình bộ, quản lý hồ sơ công việc, quản lý theo dõi các chỉ đạo của lãnh đạo,… xuyên suốt 4 cấp điều hành, đáp ứng những yêu cầu trong Nghị quyết 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử.

Sau 1 năm triển khai, Bộ Tài chính đã hoàn thành việc liên thông văn bản điện tử giữa Bộ Tài chính và các đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính thông qua trục liên thông văn bản của ngành Tài chính; giữa Bộ Tài chính với Văn phòng Chính phủ thông qua trục liên thông văn bản Chính phủ. Số lượng văn bản điện tử trao đổi trên Hệ thống trục liên thông trao đổi văn bản điện tử ngành Tài chính khoảng 300.360 văn bản, số lượng văn bản trao đổi trên Hệ thống trục liên thông văn bản Chính phủ là 8.426 văn bản. Cơ quan Bộ Tài chính là đơn vị áp dụng sử dụng đầy đủ các phân hệ chính của phần mềm gồm phân hệ quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý tờ trình, quản lý lịch làm việc của lãnh đạo, quản lý đăng ký sử dụng xe ô tô công, quản lý đăng ký sử dụng và công khai phòng họp lên bảng điện tử. Dữ liệu của các phân hệ này đã được các đơn vị đưa 100% lên phần mềm. Đối với các phân hệ quản lý văn bản, lãnh đạo Văn phòng Bộ đã quán triệt tinh thần triển khai cho các phòng Hành chính, phòng Thư ký của Văn phòng Bộ là các đơn vị đầu mối kiểm soát thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống, với tinh thần gương mẫu, đi đầu, nghiêm chỉnh thực hiện sử dụng chương trình. Đến thời điểm hiện nay, tại Văn phòng Bộ 100% cán bộ đã sử dụng chương trình eDocTC. Các đơn vị điển hình tại cơ quan Bộ gồm Cục Tin học và Thống kê tài chính, Vụ Hành chính sự nghiệp, Vụ Ngân sách nhà nước, lãnh đạo đơn vị đã phê xử lý văn bản điện tử thay thế văn bản giấy.

Bà Nguyễn Hồng Hà, Phó Trưởng Phòng phần mềm, Cục Tin học và Thống kê Tài chính nhận định: Điểm cốt lõi thành công của dự án chính là trục liên thông văn bản toàn ngành liên thông văn bản tới tận 4 cấp. Tại Tổng cục Thuế, chương trình eDocTC được triển khai tại 25 cục, vụ của trụ sở cơ quan Tổng cục Thuế, 3 cục thuế tại Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh và 53 chi cục thuế. Tại Kho bạc Nhà nước có 14 vụ, cục và các đơn vị sự nghiệp của Kho bạc Nhà nước, 6 kho bạc tỉnh, thành phố bao gồm Đà Nẵng, Quảng Bình, Hà Tĩnh, Bình Dương, Đắk Lắk, Hà Giang triển khai chương trình eDocTC ở mức 1; 57 Kho bạc tỉnh, thành phố triển khai eDocTC ở mức 2.

Tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng

Chương trình Quản lý văn bản và điều hành eDocTC tạo nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết 36a trong ngành Tài chính khi đảm bảo việc kết nối liên thông văn bản giữa Bộ Tài chính và các đơn vị trong ngành Tài chính, giữa Bộ Tài chính và Văn phòng Chính phủ. Nhờ vào việc liên thông văn bản điện tử, thời gian văn bản được chuyển từ đơn vị gửi đến đơn vị nhận chỉ mất chưa đầy 5 phút, rút ngắn được đáng kể thời gian xử lý công việc so với trước đây.

Chương trình Quản lý văn bản và điều hành chuyển đổi phương thức làm việc từ xử lý văn bản giấy sang xử lý văn bản điện tử, bước đầu là một trong các công cụ hữu hiệu thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, viên chức ngành Tài chính. Hiện này, gần như 100% văn bản đến và đi không thuộc loại mật của các đơn vị được triển khai phần mềm đã quét lên chương trình, chỉ tính riêng cơ quan Bộ Tài chính với lượng văn bản đến và đi là 160.000 văn bản/năm, số tiền tiết kiệm cho ngân sách nhà nước vào việc in ấn, photo lên tới hàng trăm tỷ đồng mỗi năm.

Theo lộ trình, Bộ Tài chính sẽ triển khai mở rộng chương trình eDocTC giai đoạn 2017-2020 bằng việc mở rộng áp dụng Chương trình Quản lý văn bản và điều hành thống nhất trong toàn ngành Tài chính từ Trung ương xuống địa phương; đảm bảo yêu cầu liên thông, tích hợp trao đổi văn bản trong toàn ngành Tài chính và sẵn sàng tích hợp với các đơn vị ngoài ngành thông qua chuẩn tích hợp của Bộ Thông tin và Truyền thông. Đặc biệt, việc quan trọng của quá trình mở rộng này là triển khai đến 100% đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện của hệ thống Thuế, Hải quan, Kho bạc Nhà nước. Đối với các đơn vị có số lượng văn bản xử lý lớn và có đăng ký nhu cầu triển khai đến mức chuyên viên, các Tổng cục sẽ chịu trách nhiệm rà soát, quyết định việc cho phép triển khai đến mức chuyên viên khi xây dựng nội dung, phạm vi triển khai chi tiết.